İş hayatı ile bütünleşmiş, kimi zaman çözüme kavuşmak adına yapmayı sabırsızlıkla beklediğiniz, kimi zaman da katlanılamaz bir hâl alan toplantılar.. Toplantılar, çalışma hayatının olmazsa olmazıdır. Kişiler hangi sektörün içinden olursa olsun kendi içlerinde uzlaşmak, ortak kararlara varmak ve sorunları çözmek amacıyla toplantı yapmaya ihtiyaç duyarlar. Ancak amacı belli olmayan, görüşlerin değil kişisel mevzuların daha çok ön planda tutulduğu, iyi idare edilemeyen bir toplantı için insanları bir araya getirmenin hiç kimseye bir yararı dokunmaz.
Gerekli hazırlıklar tamamlanmadan yapılan bir toplantı, hiçbir amaca erişemez ve sadece vakit kaybı yaratır. Bunun önüne geçebilmek ve toplantıdan yüksek verim sağlamak isteyenlerin yapması gerekenler nelerdir, toplantı yönetimi nasıl olmalıdır ve başarılı bir toplantı nasıl olur?
Başarılı Bir Toplantı Nasıl Yapılmalı?
Yöneticisi olduğunuz bir ekibiniz var ve toplantı yapmanız gerekiyor. Yani bu kişilerle bir araya gelerek fikir alışverişinde bulunacak, bazı hedefler belirleyecek, durum değerlendirmesi yapacak veya önünüze çıkan sorunları çözüme kavuşturmaya çalışacaksınız. Peki bu toplantının sonunda, öncesinde aklınıza takılan soruların hepsi bir sonuca ulaşacak mı? Yoksa başladığınız yerle aynı yerde mi olacaksınız?
-
- Öncelikle ‘verimli toplantı nasıl yapılır?’ bu konu üzerinde düşünmeniz ve kendinize bir yol çizmeniz, ilk adımınızı oluşturmalıdır.
-
- Toplantı yapmanız gerçekten gerekli mi, bunu düşünmelisiniz. Birçok kişiyi bir araya getirip sonunda kimsenin bir kazanç sağlayamadığı bir görüşme, toplantının aslında gereksiz yere yapıldığının bir göstergesidir.
-
- Toplantının gerekli olduğuna karar verdikten sonra toplantınız için bir amaç veya hedef belirlemelisiniz. Kişileri ne amaçla topladığınızı onlara iletmeli ve ön hazırlık yapabilmeleri için onlara zaman vermelisiniz.
-
- Amacınızı belirledikten sonra toplantı yeri, tarihi ve saatini belirlemeli, çoğunluğun katılımını sağlayabilmek adına en uygununu seçmelisiniz.
-
- Toplantı vakti geldiğinde toplantının yönetimini üstlenebilmeli ve idare edebilmelisiniz.
-
- Toplantının amacından sapmaya başladığı veya kişilerin birbirine yükseldiği anlarda müdahale etmelisiniz.
- Toplantının saat aralığını planlananın üzerine çıkarmamaya özen göstermeli ve çalışanların konsantrasyonunu korumalısınız.
Toplantınızın başarıya ulaşması, sizin gerekli ve ince ayrıntıları kaçırmamanız sayesinde mümkün olacaktır.
Verimli Toplantının Sırları Nelerdir?
Yapacağınız toplantının hedefine ulaşmasını ve verimli geçmesini arzu ediyorsanız, bazı püf noktalara dikkat etmeniz gerekecektir.
Toplantının amacını belirleyin. Konu dışına çıkılmamasını sağlamaya çalışın.
Amaç, her zaman her konuda en önemli noktadır. Toplantınızın konusunu şartlar elverdiğince tek bir amaca odaklayın. Böylelikle konuşulan konular başka noktalara taşınmamış olur ve asıl hedefinizden şaşmazsınız.
Toplantı yerinin rahat görüşme sağlayabileceğiniz bir ortam olduğundan emin olun.
Stresli, sıkıntılı ve önemli konular üzerine konuşacaksınız, ki genelde toplantılar bu nedenle yapılır. Bu nedenle toplantı yerinin dikkat dağıtmayacak şekilde dekore edilmiş olması gerekir. Dağınık ve kirli bir alan, çevreden gelen yüksek sesler veya kasvetli bir oda katılımcıları rahatsız edecektir. Bu sorunları ortadan kaldırmanızı kolaylaştıran ve toplantı odası hizmeti veren firmalardan yardım isteyebilir, saatlik kiralamalarda bulunabilirsiniz.
Toplantı odasının ses yalıtımı, uygun ısı ve ışığa sahip olmasına dikkat edin.
Yetersiz ışığa sahip, bireylerin üşüdüğü veya terlediği bir alanda verimli bir çalışma yapmak oldukça zorlu olur. Toplantınıza gelen kişilerin dikkatlerini tek bir noktaya toplamalarını ve verimli sonuçlara ulaşmayı istiyorsanız, bir araya geldiğiniz odanın konforu, ışığı ve ısısı dikkat edilmesi gerekenler arasında olmalıdır.
Özellikle yeni kurulan ve az çalışana sahip şirketlerin girişimcileri, bu konuda sıkıntılar yaşayabilmektedir. Hazır ofislerin profesyonel toplantı odaları olduğunu aklınızın bir köşesine not edebilirsiniz.
Görüşme için ayırdığınız süreyi iyi değerlendirin.
Toplantı için kaç saat ayırmayı planladıysanız o plana sadık kalmaya özen gösterin. Gereksiz uzayan görüşmeler, kişilerin toplantı kavramına olan bakış açılarını olumsuz etkiler ve bir zaman sonra isteksiz hale getirir.
Bir toplantının başarılı olup olmadığı, sizin uygulayacağınız adımlarla belli olacaktır. Bu nedenle, planlama yapılmadan toplantıya geçilmemeli ve toplantı yönetimi iyi yapılmalıdır.
